En esta guía te voy a explicar cuáles son los mejores trucos de Notion. Te explico cómo sacarle más partido a esta gran herramienta de productividad que, desde hace tiempo, no deja de sumar nuevos usos y características. Si estás pensando en pasarte a esta plataforma, lo que aquí te cuento te interesa mucho.
Como siempre, dejamos la zona de comentarios abierta. La idea es que, además de leer los trucos de Notion que te menciono aquí, aportes los tuyos propios. Por supuesto, también puedes pasarte para dar tu opinión o señalar cualquier error que veas. ¡Vamos allá!
Índice de contenidos
Lo primero que debo hacer es dejar algo muy claro: Notion es mucho más que un simple editor de notas. Esta plataforma aspira a convertirse en tu segundo cerebro, un sitio donde almacenas conocimiento, artículos, bases de datos y lo que quieras. Todo esto es posible gracias al uso de bloques y plantillas que puedes combinar para crear sistemas de almacenamiento de datos totalmente personalizados. Vamos a ver algunos trucos esenciales para dominarlo.
En Notion hay un montón de plantillas disponibles. Sin embargo, a lo que me refiero en este apartado es a las plantillas de bases de datos. Con ellas puedes predefinir la estructura y propiedades de las nuevas entradas que añadas a una base de datos.
Para crear una nueva base de datos, presiona el botón para añadir una página y, justo abajo, haz clic en Bases de datos. Luego, elige la plantilla que más te convenga.
En lugar de duplicar información, Notion te permite crear diferentes vistas vinculadas de una base de datos original en otras páginas. Puedes mostrar los mismos datos en diferentes formatos. Por ejemplo, le puedes pedir que genere una tabla, un tablero Kanban o un calendario.
Lo mejor es que, sin importar la vista que uses, los datos se actualizan de forma centralizada, incluso si los aplicas desde dos hojas distintas. Además, puedes añadir una base de datos a cualquier hoja seleccionando el bloque correspondiente. En las opciones verás el botón Vincular a una base de datos existente.
Notion te permite agregar bloques y aplicar formato con tan solo escribir una barra inclinada (/). Al hacerlo, vas a poder elegir el tipo de contenido que deseas agregar a la hoja que tienes abierta en ese momento. Sirve tanto para añadir encabezados como para añadir contenido de un servicio externo, por ejemplo, un tablero de Trello.
Adicionalmente, Notion es compatible con los atajos de teclado convencionales, como Control + C para copiar o Control + V para pegar. Sin embargo, también puedes usar otros atajos muy efectivos, como estos:
Haz clic en Configuración > Atajos de teclado para ver la lista completa.
Con este truco vas a poder crear tu propia Wikipedia de conocimiento e ir de una página a otra de forma muy sencilla. Y es que es posible enlazar páginas dentro de Notion simplemente mencionándolas. Simplemente, escribe una arroba (@) seguida del nombre de la página para crear un enlace directo.
Lo mejor es que cuando enlazas a una página, esta muestra todos los enlaces inversos, también conocidos como backlinks. En el ejemplo anterior he enlazado a la página 1 desde la página 2. Si me voy a la página 1, encima del título aparece el texto “1 backlink”.
Desde ahí es posible ver todos los enlaces que ha recibido esta página. Este es un proceso automático.
Otra cosa que Notion permite usar son fórmulas, como las fórmulas de Excel o Google Sheets. Es posible crearlas dentro de las bases de datos, aunque la aplicación lo pone todavía más fácil.
Si te fijas en la anterior imagen, tengo una base de datos donde una de las columnas es numérica. Cuando esto sucede, Notion permite sumar automáticamente los números. También cuenta con otras fórmulas matemáticas que te ayudarán a obtener el promedio, la mediana o el valor mínimo.
La extensión Notion Web Clipper para navegadores, como Chrome, Firefox o Safari, te permite guardar cualquier página web, artículo o fragmento directamente en tu espacio de Notion con un solo clic, eligiendo dónde guardarlo y añadiendo propiedades si es necesario.
Cuando encuentres una página que quieras guardar, haz clic en el icono de Notion en la barra de extensiones. Se abrirá una ventana donde puedes editar el título, seleccionar el espacio de trabajo y la página o base de datos de Notion donde quieres guardarla. La tienes disponible para navegadores Chromium o Firefox.
Notion AI es un asistente basado en inteligencia artificial que puede ayudarte a resumir textos largos, generar borradores, extraer puntos clave o tareas pendientes de tus notas, mejorar la redacción e incluso traducir contenido, todo sin salir de tu página.
Selecciona un texto existente y haz clic en el botón Pregúntale a la IA. Entonces, ejecuta la acción sugerida que prefieras o, simplemente, introduce un prompt con una petición personalizada. El funcionamiento es muy similar al de ChatGPT, pero supeditado al contenido que tienes en Notion.
Notion te permite incrustar contenido interactivo de un montón de servicios web directamente en tus páginas. Por ejemplo, puedes añadir vídeos de YouTube, mapas de Google Maps, diseños de Figma, listas de Spotify, tweets de X, documentos de Google Drive y mucho más.
Lo mejor es que solo tienes que pegar la URL del contenido para incrustarlo. Si el contenido es visible sin cuenta, aparecerá directamente. En otros casos, es posible que tengas que iniciar sesión. Por ejemplo, si un documento de Google no es público, es necesario que conectes tu cuenta para que Notion acceda a Drive.
Y tú, ¿cuáles son los trucos de Notion que te han ayudado a sacarle partido a la app? Déjame tu opinión más abajo.
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